Cómo hacer factura electrónica fácil y de forma legal | Bartolome Borrego Zabala

Cómo hacer factura electrónica fácil y de forma legal

Antaño, la legislación reguladora de las facturas no cambiaba prácticamente o cambiaba muy poco. Desde que en 1996 se regulara por primera vez la factura electrónica, se han ido produciendo continuos cambios en esta materia y cada vez en menos espacio de tiempo, hasta llegar al momento actual en el que la normativa nos permite confeccionar facturas electrónicas de forma muy fácil y con todas las garantías legales, siempre, claro está, que lo hagamos de la forma correcta.

Factura Electronica PDFPrimero fue la Orden de 22 de marzo de 1996, que estableció el Sistema intercambio facturación por medios telemáticos, un sistema con una complejidad técnica considerable que únicamente permitió que en España pudieran utilizar la factura electrónica 15 empresas.

Luego vino el Real Decreto 1496/2003, que aprobó el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación que estableció tres sistemas válidos de facturación:

  • Los basados en firma electrónica avanzada generada con certificados electrónicos reconocidos y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
  • Los basados en sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Cualquier otro sistema que, previamente a su utilización, fuera homologado por la A.E.A.T. y que cumpliera los requisitos de autenticidad e integridad que se exigían.

Sin embargo, parece que los sistemas habilitados, aunque podríamos asegurar que fue la etapa de expansión de la factura electrónica, sin embargo, conllevaba un cierto componente técnico que impedía su utilización por pymes, micropymes y autónomos, que era conocido y reconocido por la Unión Europea y que había que salvar.

Una nueva Directiva 2010/45/UE, del Consejo, de 13 de julio de 2010, modificó la anterior Directiva 2006/112/CE que reguló hasta entonces la factura electrónica en el ámbito de la Unión Europea, obligó a los Estados miembros a modificar sus regulaciones en esta materia y, en España, la transposición de la Directiva se materializó en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprobó el actual Reglamento que regula las obligaciones de facturación, el cual estableció el mismo tratamiento a las facturas electrónicas y a las factura en papel, de forma que ambas reflejen la verdadera naturaleza de las operaciones y garanticen la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación.

Con la actual normativa, además de los tres sistemas anteriores que siguen siendo válidos, introdujo un nuevo supuesto de facturación mucho más sencillo y fácil de utilizar que podíamos decir que carece prácticamente del componente técnico que precisan los sistemas anteriores. Este nuevo supuesto también debe garantizar los requisitos mencionados, que pueden realizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, citando expresamente “…en particular mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial del sujeto pasivo que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta“.

Parece por tanto, que ya no es necesario utilizar firma electrónica para que las facturas en formato electrónico tengan la consideración de factura electrónica, y por tanto, validez jurídica, y de esta manera una factura generada en PDF y sin firma electrónica podría ser una factura electrónica. Sin embargo nos encontramos con un segundo problema: ¿Qué entendemos por controles de gestión usuales y por pista de auditoría fiable?

La respuesta a esta cuestión no llegó hasta el mes de marzo de 2014, en el que se publicó la consulta vinculante de la Dirección General de Tributros V 0861 – 14, de 28 de marzo de 2014 que vino a aclarar estos conceptos, lo que dio lugar a la posterior inclusión en el Informa de la A.E.A.T. de dos nuevas consultas, la nº 134268, que de forma resumida aclaró el concepto de controles de gestión, y la nº 134267, que hizo lo propio con el concepto de pista de auditoría fiable.

De acuerdo con las consultas indicadas, podemos asegurar que para que una factura emitida en formato electrónico y bajo el último supuesto comentado, tenga la consideración de factura electrónica y por tanto validez a efectos fiscales, ha de ajustarse a los siguientes considerandos:

Se entiende por controles de gestión usuales, los procesos llevados a cabo por la dirección y el resto del personal de la empresa, destinado a proporcionar una seguridad razonable con respecto al cumplimiento de objetivos en la efectividad y eficacia de las transacciones, información contable fiable y cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.

En cuanto a la pista de auditoría, tiene tal consideración el registro, en papel o electrónico, que proporcione, paso a paso, la historia documentada de una transacción que puede validar o invalidar asientos contables. Dicha pista de auditoría debe incluir, entre otros, la fuente de los registros, la relación de las transacciones procesadas y la identificación de dichas transacciones de modo que puedan relacionarse con el origen de las mismas.

Una pista de auditoría será de esta manera fiable si:

  • Es adecuada para su propósito, es decir, si contiene información y documentos suficientes y adecuados.
  • La información es de calidad, esto es, está basada en documentos que sean proporcionados por terceros, por la otra parte interviniente en la transacción, o en los propios documentos siempre que existan controles internos adecuados.
    Para alcanzar este carácter de fiable, el vínculo que es establece entre los justificantes y las operaciones procesadas debe poder seguirse con facilidad (es decir, debe disponer de suficientes detalles para vincular los documentos), atenerse a los procedimientos definidos, y reflejar los procesos que realmente han ocurrido.

Entre los documentos a examinar se encuentran: contratos de compra y de venta, órdenes de compra y venta, notas de entrega, facturas, pagos y recibos, extractos de cuenta bancarios, documentos del destinatario o proveedor de los bienes o prestador de los servicios (documentos de la contraparte), etc.

Como se desprende de lo expuesto, ya no es necesario utilizar la firma electrónica para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido, aunque, para mí, sigue siendo la mejor forma de garantizar estos requisitos, por muy “técnica” que sea su utilización ya que me ofrece todas las garantías jurídicas, y además, porque el nuevo sistema expuesto no deja de ser algo discrecional, aunque en muchos supuestos, como por ejemplo, las empresas que utilicen un ERP, probablemente cumplan con lo expuesto y todo quede garantizado.

Si quereis ampliar información sobre la factura electrónica, su utilización, así como el régimen de obligatoriedad que afecta tanto a proveedores de sector público como en el ámbito privado en determinados supuestos, os invito a la jornada gratuita que tendrá lugar el próximo 23 de octubre en Madrid, organizada por la Confederación de Empresarios de Madrid (CEIM) y Wolters Kluwer. Para más información pulsa AQUI.

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6 Comentarios | Leído 1433 veces

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6 Respuestas a “Cómo hacer factura electrónica fácil y de forma legal”

  1. Javier Garcia Montesinos dice:

    Muchas gracias Bartolome por la información. La verdad es que yo andaba muy tranquilo enviando mis facturas en PDF por correo electrónico y no sabía que había que cumplir con los requisitos que comentas.

  2. Andres Gomar dice:

    Buenas noches Bartolomé. ¿Sabe si quedan plazas para la jornada que anuncia en su artículo? Estoy muy interesado en asistir. ¿Donde puedo registrarme?
    Muchas gracias

  3. Muchas gracias por vuestro interés. Espero que la información que os he ofrecido os resulte de utilidad en vuestra actividad.

    Andres: en cuanto a si hay plazas libres o no, te lo dirán los organizadores, yo únicamente soy el ponente de la jornada. Y si quieres inscribirte, pulsa en el enlace que indico justo en la última línea del artículo y te llevará a otro de mis blogs en donde explico todos los detalles de la jornada así como la forma de inscribirse.
    No lo dejes mucho que es el próximo viernes y las plazas son limitadas…

    Un saludo

  4. Simon Tejada dice:

    Muy aclarador tu resumen.
    Gracias

  5. Joby61 dice:

    Si no he entendido mal por tu artículo, ya no tengo que imprimir los PDF, siempre que el sistema que tenga montado en mi empresa cumpla con los controles de gestión y la pista de auditoría fiable. En mi empresa tenemos un ERP.
    Gracias

    • Efectivamente, la utilización de controles de gestión y la pista de auditoría fiable permite utilizar facturas electrónicas, siempre que el sistema que tengamos establecido en nuestra empresa se ajuste a los conceptos aquí expuestos. En tu caso, que en vuestra empresa tenéis un ERP, normalmente este tipo de aplicaciones cumple con los requisitos mencionados.
      Saludos

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